Estamos tão acostumados a tratar os processos de uma maneira equivocada, que grande parte dos profissionais os temem de forma prematura. Querem distância, antes mesmo de compreender se eles podem realmente agregar, otimizar, facilitar e potencializar o trabalho que é realizado.
E todo este melindre não é fruto apenas de um receio infundado. É resultado de muitas experiências com processos maçantes e injustificados. Que são aqueles que existem apenas porque alguém decidiu, implementou e abandonou ele lá, à própria sorte e ao azar de quem precisa seguir tudo que foi determinado, sem o menor cuidado de uma atualização ou melhorias.
Quando queremos implementar processos sem coagir as pessoas, precisamos antes de mais nada entender as necessidades que os profissionais possuem, saber quais são os objetivos que precisam ser alcançados, estudar possibilidades, implementar padrões coerentes, testar, treinar, ouvir, ajustar e aprimorar sempre.
Não use o processo para tapar buracos
Uma pessoa da equipe cometeu um erro e realizou uma aprovação de algo que gerou grandes problemas. E para lidar com a situação, a resposta mais rápida da empresa é criar um processo extra de validação, para garantir que o erro jamais se repita.
Ou seja, aumentamos a burocracia e a hierarquia para todos, como forma de evitar o esforço de realmente compreender e lidar com a situação. É muito comum confundirmos a criação de novos processos com a solução de problemas.
Mas quando você cria uma nova camada, simplesmente para tapar um buraco que você nem sabe porque foi criado, você está agindo rápido e não necessariamente agindo bem.
Prejudicar todo um sistema por causa de um erro cometido é a forma mais ineficiente de lidar com processos, de gerenciar pessoas e de obter resultados.
E mesmo que no fim das contas um processo seja uma das alternativas, ele deve vir apenas após a compreensão das causas, com o objetivo de facilitar a rotina e a tomada de decisões, ao invés de apenas dificultar tudo. Não podemos ignorar o fato de que, quanto mais difícil é para fazer, menos provável fica chegar do outro lado.
Aprenda primeiro, julgue depois
Nem toda responsabilidade da ineficiência dos processos é mérito da gestão da empresa. Você acreditou que poderia sair isento porque sempre é mais fácil culpar alguém do que perceber nossa importante contribuição na falta de evolução.
Mas, quando olhamos o outro lado da moeda, vemos dois tipos de situações bem típicas, que ajudam para que nenhum processo seja bom o suficiente para desfazer a falta de comprometimento dos profissionais.
No primeiro caso, temos aquelas pessoas do “sempre fiz assim e sempre funcionou”. Que geralmente são aquelas apegadas às tradições, com medo de qualquer coisa que faça diferente tudo aquilo que elas sempre fizeram da mesma maneira.
Elas não conseguem chegar na etapa de saber que podem ter resultados melhores, com menos esforço, porque já reagem apenas à ideia de ter que se adaptar. Para estes casos, o melhor é sempre montar os processos com cautela.
Não podemos apenas “chegar chegando” e impondo. Precisamos compreender e ouvir quem está envolvido, para que a pessoa consiga criar confiança no que está ocorrendo e principalmente, se sentir parte e não à parte de tudo que é realizado.
Então vamos para o segundo caso e um dos mais complicados. Que são aquelas pessoas que se acham melhores que todas as outras e têm dificuldade de se integrar ao todo, porque acreditam que sua forma particular de agir é suficiente para gerar todo sucesso que a empresa possa precisar.
Estas pessoas dificilmente estão interessadas em aprender algo que pareça desinteressante e que possa exigir o mínimo de organização da sua parte, quando elas estão mesmo é acostumadas a fazer do seu jeito, nos seus padrões.
Isso seria ótimo para elas, se não fosse péssimo para todos. Porque só precisamos lembrar que trabalhar em equipe, é fazer com que as coisas funcionem para todos e não apenas para um indivíduo.
Então, é importante que antes de julgarmos que algo não funciona, precisamos aprender e nos comprometer a fazer dar certo. Porque essa será a única forma de contribuir com sugestões para que o processo possa ser aperfeiçoado.
Para lidar com esta situação, a melhor saída pode ser mostrar flexibilidade. Deixar claro que, mesmo se tratando de processos, eles não precisam ser totalmente rígidos e nem mesmo imutáveis. É importante entender as exceções e mostrar que é possível se adaptar a elas e ainda contribuir para ter resultados surpreendentes.
O processo sozinho não faz milagres
Todas as vezes que usamos os processos para sanar nossa falta de cultura, provocamos um ciclo de burocracias vazias, que servem apenas para preencher um espaço, enquanto vários outros são abertos.
Seguimos uma tendência daquilo que é mais fácil de resolver, enquanto fugimos do que realmente precisamos lidar. Se processos são fundamentais para garantir uma gestão mais organizada, otimizada e eficaz, a implementação destes, sem nenhuma base fundamentada, é um desperdício de tempo, investimento e talentos.
Antes de criar processos, crie uma cultura onde as pessoas compreendam os valores da empresa e possam se sentir parte de algo. Quando sabemos para onde estamos indo, o que queremos com isso e como podemos colaborar com estes resultados, somos bem mais capazes de fazer algo significante e pertinente.
Pare de achar que processos foram feitos para impedir a existência de erros. E passe a encarar os processos como tudo aquilo que seja capaz de permitir que as pessoas alcancem seu melhor e gastem a maior parte do seu tempo fazendo novas coisas ao invés de apenas refazê-las.
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Sobre a autora
Atuo há 16 anos na área de comunicação e possuo 12 anos de experiência na liderança de equipes multidisciplinares. Em uma jornada dedicada às áreas de PMO e Operações, participei da transformação cultural e digital nas empresas onde passei ou realizei consultoria.
Minha carreira é direcionada principalmente ao treinamento de equipes e gestores, com o objetivo de preparar times de alta performance. E como parte essencial deste processo de mudança, colaborar e participar da transformação organizacional de empresas que querem ter um ambiente adequado para criatividade e inovação.
Artigo escrito por Fernanda Scavacini
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