Entregar um projeto no prazo, custo, escopo e qualidade originalmente planejados, sem dúvida é muito importante. Entretanto, isso não assegura o sucesso da empreitada. Projetos são meios para se alcançar objetivos estratégicos, que, por sua vez, introduzirão mudanças na organização.
O sucesso de um projeto deve ser medido pela sua capacidade de levar a organização a mudar e a consolidar a visão do estado futuro pós-mudanças, definida no planejamento estratégico.
Monitorar e avaliar o sucesso de um projeto pode levar algum tempo. A implementação de um projeto é um evento, entretanto, a consolidação da mudança é uma jornada. Suas repercussões podem ser prolongadas por semanas, meses ou até mesmo anos.
Até que os indicadores de consolidação da mudança alcancem as metas planejadas, gestores e líderes precisarão atuar na sustentação das mudanças introduzidas.
Indicadores de consolidação da mudança podem ser quantitativos ou qualitativos. Os quantitativos, em geral, estão relacionados com um plano de negócio, estimativas de retorno sobre o investimento (ROI), objetivos estratégicos e metas do projeto. Estes são identificados ainda na etapa de planejamento do projeto e aperfeiçoados ao longo da execução. Os indicadores qualitativos, por sua vez, estão ligados ao comportamento dos stakeholders e ao nível de engajamento alcançado ao longo da etapa de sustentação das mudanças.
O tempo de processamento da mudança é diferente para cada pessoa. É esperado que no início da etapa de sustentação algumas pessoas ainda estejam em estado de transição e aceitação das mudanças organizacionais.
Em alguns casos, antagonistas que não se pronunciaram durante o projeto aparecem estrategicamente após a mudança para tentar retornar à situação anterior. Outras vezes, impactos organizacionais não identificados durante o projeto aparecem depois que se entra na etapa de produção.
Seja qual for o motivador, os líderes de mudanças devem acompanhar o período pós-projeto, que chamamos de Sustentação, até que a mudança esteja institucionalizada na cultura organizacional.
Uma boa prática que deve ser aplicada é a realização de workshops de planejamento de ajustes nas mudanças. Esses workshops são sessões de trabalho, que podem ocorrer semanalmente ou quinzenalmente, e são o fórum adequado para que demandas de melhorias sejam avaliadas e priorizadas pelas lideranças.
Nenhuma mudança é perfeita, mas todas podem ser aperfeiçoadas logo após a sua implementação. Na prática, além de melhorar o resultado do projeto, esse processo participativo ancorado em workshops melhora a percepção de pertencimento dos stakeholders e tem reflexo direto em seu engajamento. Os workshops são também uma excelente oportunidade para as lideranças mostrarem apoio à sustentação das mudanças.
Além da participação nos workshops de melhoria contínua, a atuação dos líderes da etapa de sustentação das mudanças pode demandar outras atividades, tais como:
- comunicação frequente dos indicadores de consolidação da mudança em reuniões e eventos;
- ouvir empaticamente os stakeholders a fim de compreender a causa raiz de eventuais antagonismos;
- vender os benefícios da mudança, persuadindo aqueles que ainda não estão totalmente engajados;
- manter a coesão e engajamento dos copatrocinadores das mudanças;
- discutir e aprovar ações de gestão do engajamento e impactos organizacionais não tratados ao longo do projeto;
- participar de processos decisórios em relação às demandas de ajustes solicitados pelos stakeholders;
- celebrar a institucionalização das mudanças e reconhecer o trabalho dos envolvidos, reforçando assim a cultura de contínua transformação organizacional e
- definir o futuro daqueles que não se adequaram às mudanças.
Algumas pessoas podem se tornar obsoletas no novo estado de funcionamento da organização, não obstante os esforços de engajamento realizados. Há um ponto que o futuro dessas pessoas precisa ser definido, e as decisões que serão tomadas cabem exclusivamente aos líderes das mudanças.
Este artigo faz parte da série Liderando a Transformação Organizacional. Quer saber mais sobre esse tema? Que tal começar por esse artigo: https://gestao-de-mudancas.hucmi.com/o-papel-do-lider-na-disciplina-gestao-de-mudancas/
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